Aufzeichnungssysteme: Die neuen Vorgaben gelten für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion. Das ist bei einem Gerät dann der Fall, wenn es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Dazu zählen auch elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (Geldkarte, virtuelle Konten, Bonuspunktesysteme etc.) sowie Gutscheine, Guthabenkarten und dergleichen. Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z.B. Kassenlade) ist nicht erforderlich. Reine Buchhaltungssysteme gelten also nicht als Aufzeichnungssysteme im Sinne des Kassengesetzes.
Sicherheitseinrichtung: Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassen und Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte tSE verfügen, die die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der erfassten Geschäftsvorfälle gewährleistet. Dabei können miteinander verbundene Geräte auch gemeinsam dieselbe tSE nutzen. Die tSE muss nicht nur alle Geschäftsvorfälle im Kassensystem manipulationssicher protokollieren, sondern auch andere Vorgänge (Trainingsbuchungen, Sofort-Stornos, Abbrüche etc.). Ist die Kasse nicht nachrüstbar, genügt aber den bisherigen Vorgaben und wurde zwischen 2010 und 2019 angeschafft, darf sie bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist nachzuweisen.
Ausfall: Fällt eine tSE aus, dann sind Ausfallzeiten und -grund zu dokumentieren. Das kann auch automatisiert durch das Kassensystem erfolgen. Kann das System ohne die tSE weiterbetrieben werden, muss dieser Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein. Betrifft der Ausfall nur die tSE, kann das Kassensystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt werden. Der Unternehmer muss jedoch unverzüglich die Ausfallursache beheben oder Maßnahmen zu deren Beseitigung treffen. Die Belegausgabepflicht bleibt auch während des Ausfalls bestehen und entfällt lediglich bei einem vollständigen Ausfall des Kassensystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit. Fällt nur die Druck- oder Übertragungseinheit für den Beleg aus, muss das Kassensystem weiterhin genutzt werden.
Belegausgabepflicht: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Kassensystem erfasst, muss ab 2020 zwingend einen Beleg für den Kunden ausstellen. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Die Belegausgabepflicht gilt jedoch nur für Geschäftsvorfälle, an denen ein Dritter beteiligt ist. Entnahmen, Einlagen und dergleichen sind also nicht betroffen. Die Belegausgabe muss unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs erfolgen.
Elektronische Belege: Für eine elektronische Bereitstellung des Beleges ist die Zustimmung des Kunden erforderlich. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Beleges auf einem Bildschirm des Verkäufers (Kassendisplay etc.) allein reicht jedoch nicht aus. Der Beleg muss in einem standardisierten Dateiformat (JPG, PNG, PDF etc.) bereitgestellt werden, sodass Abruf und Anzeige beim Kunden mit einer kostenlosen Standardsoftware möglich sind.
Papierbelege: Bei der Ausgabe von Papierbelegen reicht das Angebot zur Entgegennahme an den Kunden aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden oder zur Aufbewahrung nicht entgegengenommener Papierbelege gibt es nicht.
Befreiung: Bei Verkauf von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen an eine große Zahl nicht bekannter Personen ist auf Antrag und mit Zustimmung des Finanzamts eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Die Befreiung kommt allerdings nur dann in Betracht, wenn mit der Pflicht eine sachliche oder persönliche Härte für den Betrieb verbunden ist. Die entstehenden Kosten sind allein keine sachliche Härte. Die Gewährung der Befreiung entbindet den Unternehmer auch nicht vom Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung.
Aufbewahrung: Die von der tSE erstellten Daten können zwar vom Kassensystem in ein Archivsystem übertragen und in der Kasse gelöscht werden. In diesem Fall müssen die Daten aber mitsamt Protokollierungsdaten der Archivierung weiterhin vollständig erhalten bleiben und während der Aufbewahrungsfrist in der vorgeschriebenen Form exportierbar sein. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Daten zur Verfügung gestellt werden.
Meldepflicht: Wer elektronische Kassen oder Aufzeichnungssysteme einsetzt, muss dem Finanzamt jede Anschaffung oder Außerbetriebnahme melden. Darunter fallen auch Zerstörung oder Verlust einer Kasse. Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme erfolgen. Der Inhalt der Meldung umfasst neben Name und Steuernummer des Unternehmens sowie dem Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme auch Angaben zur Art der tSE sowie zu Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme und deren Seriennummer(n). Außerdem müssen die Kassen in der Meldung eindeutig einer Betriebsstätte zugeordnet werden, wenn das Unternehmen über mehrere Betriebsstätten verfügt, und für jede Betriebsstätte ist eine separate Meldung erforderlich. Diese Angaben nutzen die Finanzämter unter anderem bei der Fallauswahl für Außenprüfungen.
Sanktionen: Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden, auch wenn kein steuerlicher Schaden entstanden ist. Ausgenommen von diesen drakonischen Strafen sind lediglich Verstöße gegen die Mitteilungspflicht und die Belegausgabepflicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Finanzamt bei Verstößen gegen diese beiden Pflichten nicht andere Sanktionen ergreifen könnte.