Mindestlohn bringt neue Aufzeichnungspflichten
Mit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes kommen auf Arbeitgeber ab 2015 neue Aufzeichnungspflichten zu.
Ab dem 1. Januar 2015 gilt erstmals für ganz Deutschland eine gesetzlich festgelegte Lohnuntergrenze von mindestens 8,50 Euro je Stunde. Vom Mindestlohngesetz sind auch Arbeitgeber betroffen, die schon lange durchweg einen Stundenlohn zahlen, der über dem neuen Mindestlohn liegt. In erster Linie müssen die Arbeitgeber ab 2015 neue Aufzeichnungspflichten beachten, deren Nichterfüllung mit empfindlichen Strafen belegt ist. Hier ist ein erster Überblick über die wichtigsten Vorgaben zum Mindestlohn.
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Bruttolohn: Der Mindestlohn gilt für die Bruttovergütung pro Zeitstunde. Das Mindestlohngesetz macht aber keine ausdrücklichen Vorgaben, welche Vergütungselemente dazu zählen und welche nicht. Vorerst gilt daher die bisherige Rechtsprechung zum Arbeitsrecht als Maßstab. Danach zählen Zulagen, Zuschläge, Stücklöhne oder andere Vergütungselemente dann zum mindestlohnrelevanten Bruttolohn, wenn sie die normale Arbeitsleistung des Arbeitnehmers vergüten und sich in einen Stundenlohn umrechnen lassen.
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Vergütungselemente: Eindeutig nicht zum Bruttolohn zählen zum Beispiel Trinkgelder, weil sie nicht vom Arbeitgeber bezahlt werden. Sachleistungen können allenfalls dann einbezogen werden, wenn sie sich in einen Stundenlohn umrechnen lassen, was oft schwierig werden dürfte. Für wieder andere Lohnbestandteile gibt es eine rechtliche Grauzone. Urlaubs- und Weihnachtsgeld beispielsweise sind eigentlich Teil des Arbeitsentgelts. Weil diese Sonderleistungen aber jährlich gezahlt werden, liegt die Zahlung in der Regel außerhalb der Frist von maximal einem Monat nach Arbeitsleistung, innerhalb der der Arbeitgeber den Mindestlohn ausgezahlt haben muss. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an uns, damit wir Sie beraten können.
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Minijobber: Ab dem 1. Januar 2015 haben grundsätzlich auch geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte einen Anspruch auf den Mindestlohn. Bei Minijobs mit einem Stundenlohn von bisher weniger als 8,50 Euro brutto je Zeitstunde kann es daher aufgrund des Mindestlohns zu einer Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze von monatlich 450 Euro kommen. In der Folge tritt in diesen Beschäftigungen automatisch Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ein. Zudem entfällt die Möglichkeit, die pauschale Lohnsteuer von 2 % an die Minijob-Zentrale abführen zu können. Arbeitgeber können aber durch arbeitsrechtliche Anpassungen der Beschäftigung zum 1. Januar 2015 (beispielsweise Reduzierung der Arbeitszeit) die Arbeitsentgeltgrenze für geringfügige Beschäftigungen von maximal 450 Euro weiter einhalten.
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Ausnahmen: Grundsätzlich gilt der Mindestlohn für alle Arbeitnehmer, aber auch diese Regel hat Ausnahmen. Keinen Anspruch auf Mindestlohn haben Auszubildende, Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung, ehrenamtlich tätige Personen, bestimmte Praktikanten und Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten ihres neuen Arbeitsverhältnisses. Daneben gibt es zeitlich befristete Ausnahmen. Bis Ende 2016 darf noch in für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen vom Mindestlohn abgewichen werden. Auch für Zeitungszusteller gilt der Mindestlohn in voller Höhe erst ab 2017.
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Aufzeichnungspflichten: Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, ab dem 1. Januar 2015 detaillierte Stundenaufzeichnungen für bestimmte Arbeitnehmer zu führen. Das gilt vor allem für alle Minijobber, ausgenommen der Minijobber in Privathaushalten, sowie für kurzfristig Beschäftigte. Außerdem sind Stundenaufzeichnungen unabhängig vom Umfang der Beschäftigung für alle Arbeitnehmer vorgeschrieben, die in einer der im Arbeitnehmerentsende- oder Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen beschäftigt sind. Daneben ist eine Aufzeichnung notwendig für Arbeitnehmer mit gleichbleibendem Monatsgehalt nahe der Mindestlohngrenze, wenn in einzelnen Monaten durch überdurchschnittlich viele Werktage oder Mehrarbeit der Mindestlohn unterschritten wird. Nur so lässt sich belegen, dass im Jahresschnitt der Mindestlohn gezahlt wurde.
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Stundenaufzeichnungen: Als Nachweis im Sinne des Gesetzes kommen die maschinelle Zeiterfassung oder entsprechende manuelle Aufzeichnungen in Frage. Die Stundenaufzeichnungen müssen mindestens wöchentlich ergänzt werden, denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der betroffenen Arbeitnehmer spätestens sieben Tage nach dem Tag der Arbeitsleistung zu erfassen und die Zeiterfassung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.
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Auftraggeberhaftung: Die neuen Pflichten erschöpfen sich nicht bei den eigenen Arbeitnehmern. Mit der Einführung des Mindestlohns gilt nämlich für alle Unternehmen eine Auftraggeberhaftung. Danach haftet der Auftraggeber einer Werk- oder Dienstleistung unabhängig von eigenem Verschulden für die finanziellen Verpflichtungen des Auftragnehmers aus dem Mindestlohngesetz. Die Haftung erstreckt sich sogar auf die vom Auftragnehmer beauftragten Subunternehmer oder eine von diesem veranlasste Arbeitnehmerüberlassung. Es gibt keine Möglichkeit, dieses Haftungsrisiko auszuschließen. Nur mit einer sorgfältigen Auswahl und möglicherweise Kontrolle der Auftragnehmer lässt sich das Risiko klein halten. Bei größeren Aufträgen ist es zudem ratsam, vom Auftragnehmer eine schriftliche Bestätigung zu verlangen, dass er den Mindestlohn zahlt.
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Strafen: Für Verstöße gegen die neuen Mindestlohnvorschriften sieht das Gesetz zum Teil drastische Strafen vor. Ein Arbeitgeber, der den Mindestlohn unterschreitet oder nicht rechtzeitig zahlt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 Euro rechnen. Gleiches gilt für einen Auftraggeber, der dies von seinem Auftragnehmer weiß oder fahrlässig nicht weiß. Eine Verletzung der übrigen neuen Vorschriften, insbesondere natürlich der Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten, kann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Außerdem können Unternehmen, die gegen das Mindestlohngesetz verstoßen, von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.
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